KI in der Gastronomie
KI im Laden beginnt bei einem Ablauf, nicht bei der Software.
Am meisten bringt KI dort, wo dieselbe Arbeit jeden Tag anfällt: Gruppenanfragen, Reservierungen aus drei Kanälen, Dienstpläne, Bewertungen, Belege. Diese Seite zeigt, welche elf Abläufe sich in einem Betrieb zuerst lohnen, wie ein fertiger Ablauf aussieht und womit euer Team anfängt.
Diese Rangfolge gilt für Restaurants, Cafés, Bars und Landgasthöfe.
Für Hotels gibt es einen eigenen Einstieg unter KI im Hotel. Die Abläufe sehen sich ähnlich, die Reihenfolge ist eine andere.
→ aus dem Betrieb, nicht aus dem Lehrbuch
Sechs Beispiele
Wo KI im Laden heute Zeit spart
Gruppenanfrage beantworten
Aus der Mail mit Datum, Personenzahl und Wünschen wird ein Angebot aus euren Bausteinen. Du liest, änderst zwei Zeilen, schickst. Vorher eine Stunde nach Küchenschluss, jetzt zehn Minuten.
Reservierungen in eine Liste
Telefon, Portal und WhatsApp landen in einer Liste mit Uhrzeit, Personen und Tisch. Doppelte und Lücken sind markiert, bevor der Service beginnt.
Bewertungen beantworten
Der Antwortentwurf liegt in eurem Ton bereit. Du liest, änderst ein Wort, schickst. Kein Abend mehr für vier Bewertungen.
Dienstplan ohne drei Rückfragen
Aus Verfügbarkeiten und Reservierungen entsteht der Entwurf. Du schiebst, gibst frei, und die Rückfragen gehen nicht mehr in WhatsApp unter.
Lieferscheine gegen Rechnungen
Belege werden gelesen, gegen die Lieferscheine gelegt und für die Steuerberatung vorsortiert. Niemand sortiert am Monatsende mehr nachts.
Tagesgericht und 86er-Liste an alle
Was heute aus ist und was heute besonders ist, geht vor dem Service an das ganze Team, in drei Sprachen, ohne Zuruf.
Eine erste Rangfolge
Womit euer Laden anfängt.
Elf Abläufe, die in fast jedem Betrieb vorkommen, je mit einem bis fünf Punkten für Nutzen, Datenlage, Umkehrbarkeit, einfachen Start und geringes Risiko. Die Punkte sind unsere Einschätzung aus dem Betrieb. Im KI-Fahrplan prüfen wir sie an euren Abläufen und sortieren neu, wo ihr es besser wisst.
| Ablauf | Nutzen | Daten | Umkehrbar | Start | Risiko gering | Summe | Einordnung |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Gruppen- und Feieranfragen beantworten | 5 | 4 | 5 | 5 | 5 | 24 | Sehr guter Einstieg |
| Reservierungen aus Telefon, Portal und WhatsApp in eine Liste | 5 | 5 | 5 | 4 | 5 | 24 | Sehr guter Einstieg |
| Bewertungen beantworten | 4 | 5 | 5 | 5 | 5 | 24 | Sehr guter Einstieg |
| Tagesgericht und 86er-Liste an alle | 4 | 4 | 5 | 5 | 5 | 23 | Sehr guter Einstieg |
| Karte übersetzen, Allergene pflegen | 4 | 5 | 5 | 4 | 5 | 23 | Sehr guter Einstieg |
| Lieferscheine gegen Rechnungen prüfen | 4 | 5 | 5 | 3 | 5 | 22 | Guter Einstieg, sobald Belege digital sind |
| Portal-Provisionen prüfen | 4 | 5 | 5 | 3 | 5 | 22 | Guter Einstieg als Vorprüfung |
| Dienstplan-Entwurf aus Verfügbarkeiten | 5 | 4 | 4 | 4 | 4 | 21 | Guter Einstieg, Freigabe bleibt bei dir |
| Bestellvorschläge aus Verbrauch | 4 | 3 | 4 | 3 | 4 | 18 | Zweiter Schritt |
| No-Show-Erinnerung automatisch versenden | 5 | 5 | 2 | 4 | 2 | 18 | Zweiter Schritt |
| Kassenabschluss buchen | 4 | 5 | 2 | 3 | 1 | 15 | Zweiter Schritt |
Die drei Abläufe im zweiten Schritt sind nicht schwerer zu bauen. Sie schreiben an Gäste, bestellen Ware oder buchen Geld, deshalb kommen sie, wenn die ersten laufen und ihr wisst, wie sich KI im Alltag verhält.
Vier Arbeitsbereiche
So sieht ein fertiger Ablauf aus.
01Reservierung und Gäste
- Eingang
- Anfragen aus Mail, Portal und WhatsApp: Datum, Personen, Anlass, Wünsche.
- Ergebnis
- Eine Reservierungsliste für den Tag und für Anfragen ein Angebotsentwurf aus euren Bausteinen.
- Wer entscheidet
- Du oder die Serviceleitung liest, ändert, schickt. Der Tischplan bleibt in eurem System.
02Küche und Einkauf
- Eingang
- Lieferscheine, Rechnungen, Verbrauch, Reservierungen für die nächsten Tage.
- Ergebnis
- Belege geprüft und vorsortiert, Allergene auf der Karte gepflegt, ein Bestellvorschlag zur Ansicht.
- Wer entscheidet
- Die Küche bestellt, wie bisher. Sie spart das Abtippen und das Suchen.
03Service und Schicht
- Eingang
- Was heute aus ist, was besonders ist, wer wann kann, was in der Übergabe hängen blieb.
- Ergebnis
- Tagesgericht und 86er-Liste an alle, der Dienstplan-Entwurf, eine Schichtübergabe als kurze Notiz.
- Wer entscheidet
- Du gibst den Dienstplan frei. Die Rückfragen kommen als Liste, nicht als zwölf Nachrichten.
04Büro und Kasse
- Eingang
- Kassenabschluss, Portal-Abrechnungen, offene Posten, Belege.
- Ergebnis
- Provisionen gegengerechnet, Belege für die Steuerberatung sortiert, Zahlungserinnerungen vorbereitet.
- Wer entscheidet
- Du buchst und gibst frei, wie bisher. Die Vorprüfung, die sonst einen Abend kostet, ist erledigt.
Die Auswahlregel
Womit ihr anfangt, was danach kommt.
Guter erster Ablauf
- kommt jeden Tag oder jede Woche vor
- hat einen klaren Anfang und ein klares Ergebnis
- die Unterlagen dafür liegen schon im Laden
- wer ihn heute macht, kann das Ergebnis prüfen
- läuft am Ende der KI-Werkstatt
Zweiter Schritt
- schreibt Gästen ohne Gegenlesen
- bestellt Ware oder ändert Preise selbst
- bucht Geld oder entscheidet über Personal
Das geht heute alles. Es kommt, wenn die ersten Abläufe laufen und ihr wisst, wie sich KI bei euch verhält.
Fragen
Was Betriebe vor dem Start wissen wollen
Brauchen wir zuerst ein neues Kassensystem?
Nein. Wir arbeiten mit dem, was da ist: Kasse, Reservierungsbuch, WhatsApp, Mail. Die Kasse bleibt, wie sie ist, KI liest ihre Exporte.
Was müssen wir vorbereiten?
Ein paar echte Fälle, zum Beispiel drei Gruppenanfragen und einen Belegstapel, und die Person, die den Ablauf heute macht. Mehr nicht.
Was läuft am Ende der zwei Tage?
Die Abläufe, die eure Leute gebaut haben, an echten Fällen getestet, mit Zugängen und Dokumentation. Für kleine Läden gibt es die KI-Werkstatt als einen Tag mit bis zu sechs Leuten.
Antwortet KI Gästen direkt?
Sie kann es. Für den Einstieg lassen wir sie den Entwurf schreiben, und ihr lest gegen, weil Zusagen und Kulanz euren Laden binden. Der Entwurf spart trotzdem die Stunde.
Wir haben nur am Ruhetag Zeit.
Dann findet die KI-Werkstatt am Ruhetag statt, oder in zwei halben Tagen, oder nach der Saison. Wir richten uns nach eurem Betrieb.
Was ist der Unterschied zwischen KI-Fahrplan und KI-Werkstatt?
Der KI-Fahrplan ist die Landkarte: alle Abläufe eures Ladens, sortiert nach Aufwand und Nutzen, mit Werkzeugen und Reihenfolge. In der KI-Werkstatt bauen eure Leute die vordersten davon selbst, wir unterstützen.
Stand 6. September 2026
Grundlage dieser Einordnung
Die Abläufe stammen aus den Ausbildungsordnungen der Gastronomieberufe, den dokumentierten Abläufen gängiger Kassen- und Reservierungssysteme und den Regeln für Kasse, Daten und Arbeitszeit. Die Punkte sind unsere Einschätzung, geprüft wird sie an eurem Betrieb.
- Bundesinstitut für Berufsbildung: Fachkraft für Restaurants und Veranstaltungsgastronomie: Gästeservice, Reservierungs- und Kassensystem, Abrechnung, Veranstaltungen.
- Bundesinstitut für Berufsbildung: Systemgastronomie: Standards, Einkauf, Lager, Personal, Kennzahlen.
- Kassensicherungsverordnung: Anforderungen an elektronische Kassensysteme.
- DSGVO Art. 5: Datensparsamkeit und Zweckbindung bei Gästedaten.
- Bundesministerium für Arbeit und Soziales: Pflicht zur Arbeitszeiterfassung.
Welcher Ablauf kostet euch jede Woche Zeit?
Im Erstgespräch prüfen wir, ob der KI-Readiness-Check, der KI-Fahrplan oder gleich eine KI-Werkstatt passt. Preise und Angebote stehen auf der Gastro-Seite.
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