KIse en placefür die Hotellerie Erstgespräch

KI-Enablement für Hotels

Gäste bewirten.
Statt verwalten.

Gute Häuser erkennen den Wunsch des Gastes, bevor er ausgesprochen ist. KIse erledigt die Backoffice-Arbeit, die niemand sieht, damit im Haus wieder Zeit für Gäste bleibt: Tagungsangebote, Anreiselisten, OTA-Abrechnungen. Wir zeigen, wo sich das lohnt, und bauen es in zwei Tagen mit Ihren Leuten ein.

Erstgespräch vereinbaren Die drei Wege
I

Der KI-Fahrplan

Wo sich KI im Haus lohnt, und in welcher Reihenfolge. Rund zwei Wochen, Festpreis.

 II

Die KI-Werkstatt

Zwei Tage im Haus. Ihre Leute bauen, wir sitzen daneben.

 III

Die KI-Begleitung

Aus dem Prototyp wird der Normalfall. Monatlich, kündbar.

Fünf Sterne im Haus. Und im Büro?

Der fünfte Stern wird im Büro verdient.

Spa, Küche, Empfang: Da ist Ihr Haus exzellent, sonst wären Sie nicht hier. Der Gast bewertet trotzdem das ganze Haus, auch die Stunde, die das Büro der Rezeption jeden Tag wegnimmt. Genau diese Stunde holen wir zurück.

Erster Teil · Der Alltag

Das Übergabebuch

Drei Einträge, die in fast jedem Haus gleich lauten. Nichts davon ist ein KI-Problem. Es ist Arbeit, die niemand sieht, und die trotzdem jeden Tag stattfindet.

Übergabebuch · RezeptionSeite 214
22:40

Die Tagungsanfrage von Dienstag liegt immer noch da.

Nicht weil sie unwichtig ist. Das Angebot mit Raum, Verpflegung und Zimmern kostet eine Stunde, und die Stunde kommt nie.

Spätdienst, Donnerstag
14:58

Anreiseliste passt nicht zum Housekeeping-Report.

Zwei Sonderwünsche stehen in der Mail, nicht im System. 204 ist fertig, 206 nicht, und der Gast steht schon an der Rezeption.

Rezeption, Anreisetag
19:30

Jemand prüft wieder die OTA-Abrechnungen gegen die Belegung.

Meistens abends. Meistens dieselbe Person. Meistens die, die eigentlich für das Haus da sein sollte.

Buchhaltung, letzter Tag im Monat

KI gehört in den Rücken des Hauses. Die Zeit, die dort frei wird, gehört dem Gast.

Zweiter Teil · Die Landkarte

In einem Hotel gibt es keine drei Anwendungsfälle. Es gibt hunderte.

Die meisten sind klein, und genau deshalb räumt sie niemand weg. Markieren Sie beim Lesen, was Ihr Haus am meisten kostet. Genau damit fangen wir an.

101Reservierung und Bankett

102Rezeption

103Housekeeping

104Frühstück, Küche, Bar

105Einkauf und Buchhaltung

106Personal

Auf Ihrer Liste Vorgänge Beim Drucken bleibt nur stehen, was markiert ist. Es verlässt nichts Ihr Haus.

Dritter Teil · Das Musterzimmer

So sieht ein Vorgang aus, nachdem Ihre Empfangsleiterin ihn gebaut hat.

Ein Muster, kein Kundenbeispiel. Haus, Namen und Daten sind erfunden. Der Vorgang ist echt: Er liegt in fast jedem Haus im Postfach.

vorher
Eingang · MailDienstag, 09:12

Von: Personalabteilung, Maschinenbau Reutter
Betreff: Anfrage Tagung 14. bis 15. Oktober

Guten Tag, wir suchen für unsere Vertriebstagung einen Raum für 18 Personen mit Beamer, zwei Kaffeepausen, Mittagessen am ersten Tag und Abendessen. Übernachtung für 14 Personen im Einzelzimmer. Bitte um ein Angebot bis Donnerstag. Freundliche Grüße, S. Kern

nachher
Entwurf · zur PrüfungDienstag, 09:14

Angebot Nr. 2026-10-14-Reutter
gebaut aus: Anfrage, Raumbausteine, Tagungspauschale, Zimmerkontingent

  • Raum „Bergblick“ für 18 Personen, U-Form, Beamer und Leinwand, 14. und 15. Oktober, laut Raumbaustein
  • Tagungspauschale für 18 Personen: zwei Kaffeepausen, Mittagessen am 14., Preise laut Preisliste des Hauses
  • Abendessen am 14. für 18 Personen im Restaurant, Menüvorschlag aus der Saisonkarte
  • 14 Einzelzimmer vom 14. auf den 15. Oktober, Kontingent geprüft, Option bis 30. September
  • Absatz im Ton des Hauses, Unterschrift der Bankettleitung

Die Bankettleitung liest, ändert zwei Zeilen, schickt. Die Anfrage wartet nicht mehr bis Donnerstag.

Gebaut hat das keine Agentur, sondern die Empfangsleiterin des Hauses, am ersten Werkstatt-Tag. Sie kennt die Raumbausteine, wir kennen das Werkzeug.

Vierter Teil · Ein Tag im Haus

Der Tag läuft. Das Büro läuft mit.

Zehn Momente, die jedes Haus kennt. Links, was im Haus passiert. Rechts, was im Büro schon vorbereitet war, bevor jemand danach gefragt hat.

06:00

Im Haus

Im Büro, schon erledigt

Fünfter Teil · Die Karte des Hauses

Niemand muss mit der KI-Werkstatt beginnen.

Die meisten Häuser beginnen mit dem KI-Fahrplan und wissen danach, wo sich KI lohnt und in welcher Reihenfolge. Danach kann man aufhören und hat trotzdem etwas in der Hand.

Empfehlung zum Einstieg

I

Der KI-Fahrplan

rund zwei Wochen · remote oder vor Ort · Festpreis

Wo lohnt sich KI in Ihrem Haus, und in welcher Reihenfolge? Zwei Gespräche mit Direktion und Abteilungsleitungen, dazu eine Sichtung der echten Vorgänge. Anhand von Beispielen, nicht anhand von Gastdaten. Kein Vorverkauf: Lohnt sich eine KI-Werkstatt nicht, sagen wir es.

  • Die Landkarte des Hauses, sortiert nach Häufigkeit mal Aufwand
  • Für die vordersten Fälle: Aufwand, grobe Kosten, erwarteter Nutzen
  • Werkzeug-Empfehlung, samt der Liste dessen, was Sie nicht brauchen
  • Datenschutz-Rahmen: was darf in welches Werkzeug, was bleibt im Haus

II

Die KI-Werkstatt

zwei Tage · bei Ihnen im Haus

Aus der Landkarte werden Dinge, die laufen. Wer den Vorgang wirklich macht, baut selbst; wir sitzen daneben. Die Direktion ist beim Kickoff und bei der Vorstellung dabei. Termine so, wie sie dem Haus passen, gern in zwei halben Tagen, damit die Rezeption nie unbesetzt ist.

III

Die KI-Begleitung

30 bis 90 Tage · oder monatlich

Produktivsetzung: Aus dem Prototyp wird der neue Normalfall, mit Übergabe an Ihre Kümmerer. Kümmerer-Kreis: Monatlich 90 Minuten Beratung und Betreuung, damit nach und nach alle wichtigen Personen im Haus befähigt werden, KI-Projekte umzusetzen und zu nutzen.

Preisenetto, zzgl. MwSt.
Erstgespräch30 Minuten, per Video, Magdalena Beilmann und Benjamin Wüstenhagen
kostenfrei
Der KI-Fahrplanrund zwei Wochen, per Video, mit Landkarte, Werkzeug-Empfehlung und Datenschutz-Rahmen
3.900 €Festpreis
Die KI-Werkstattzwei Tage bei Ihnen im Haus, bis 8 Teilnehmende, beide vor Ort, mit Vorbereitung und Übergabe
8.400 €Festpreis
Alle weiteren Positionen
KI-Werkstatt mit 9 bis 12 Teilnehmendenmehr Teams, mehr Vorbereitung. Ab 13: zweite KI-Werkstatt oder dritter Coach, auf Anfrage
+ 1.500 €
KI-Werkstatt nach dem KI-Fahrplander Vorbereitungstag ist dann schon gemacht, deshalb fällt er weg
− 1.500 €KI-Werkstatt für 6.900 €
Die Produktivsetzung30 bis 90 Tage, nach Aufwand, meist zwei bis vier Tage
1.800 €je Tag
Für GruppenKI-Fahrplan über alle Häuser: 3.900 € für das erste, 1.500 € je weiteres Haus. KI-Werkstatt im Pilothaus zum Festpreis. Kümmerer-Ausbildung nach Tagessatz
nach Häusern
Reisekostenbei der KI-Werkstatt: Anfahrt und Übernachtung nach Aufwand, gern im Haus
nach Aufwand
DEHOGA-Mitgliederauf KI-Fahrplan und KI-Werkstatt, gegen Mitgliedsnachweis
− 10 %

Alle Preise gelten für ein Haus. Was Sie bei uns kaufen, ist Zeit von zwei Personen: Der Preis hängt an den Tagen, die wir für Sie arbeiten, nicht an der Zahl Ihrer Zimmer.

Rechnen Sie selbst

Was kostet die Arbeit, die heute von Hand passiert?

20.700 €im Jahr, wenn diese Stunden zurückkommen

Eine KI-Werkstatt zu 8.400 € hätte sich damit nach 4,9 Monaten bezahlt.

Ihre Zahlen, nicht unsere. Das ist eine Überschlagsrechnung, keine Zusage: Sie rechnet die Stunden, die Sie selbst eintragen, mit Ihrem eigenen Stundensatz hoch. Was davon wirklich zurückkommt, steht nach dem KI-Fahrplan fest, nicht vorher.

Sechster Teil · Für Gruppen

Ein Pilothaus. Dann der Rest, mit den eigenen Leuten.

Wer mehrere Häuser führt, kauft keine zwölf KI-Werkstätten.

Der KI-Fahrplan vergleicht die Häuser, die KI-Werkstatt läuft im Pilothaus, und was dort funktioniert, wandert mit ausgebildeten Kümmerern in die nächsten. Nicht mit uns, sondern mit Ihren Leuten.

1

KI-Fahrplan über alle Häuser

Dieselben Vorgänge, verschiedene Häuser. Der KI-Fahrplan zeigt, wo die Stunden liegen und welches Haus als Pilot taugt.

2

KI-Werkstatt im Pilothaus

Zwei Tage, das Team des Hauses baut. Die Direktion beim Kickoff und bei der Vorstellung, nicht dazwischen.

3

Kümmerer tragen es weiter

Die Leute des Pilothauses begleiten die nächsten Häuser. Wir bleiben im Rücken, nicht im Weg.

Siebter Teil · Aus anderen Häusern

Zehn Dinge, die Teams in zwei Werkstatt-Tagen gebaut haben.

Noch nicht in Hotels, sondern in Betrieben mit denselben Zettelbergen.

  1. Automatischer Mailversand, ausgelöst von einem EreignisIm Haus wäre das die Vorab-Mail an den Gast, sobald die Buchung im System ist.
  2. Aus einer Gliederung wird fertiges MaterialIm Haus wäre das aus Stichpunkten das Tagungsangebot oder der Gästenewsletter.
  3. Freitext-Rückmeldungen automatisch nach Themen sortiertIm Haus wären das Bewertungen nach Themen, mit Antwortentwurf im Ton des Hauses.
  4. Einsatz- und Ressourcenplanung mit VerfügbarkeitenIm Haus wäre das der Dienstplan-Entwurf aus Belegung und Verfügbarkeiten.
  5. Monatsabschluss vorsortiert statt von Hand gesuchtIm Haus wären das Belege und OTA-Abrechnungen, vorsortiert für die Steuerberatung.
  6. Dokumente aus zwölf Ordnern an einem Ort, mit VersionsstandIm Haus wären das Einarbeitungsmappe und Standards, mit Stand.
  7. Eingehende Anfragen klassifiziert, mit AntwortentwurfIm Haus wären das Tagungs- und Gruppenanfragen, Angebot vorbereitet.
  8. Zahlen aus dem System endlich im ReportingIm Haus wären das Belegung, Rate und Bewertungen auf einem Wochenblatt.
  9. Operatives Tagesreporting ohne HandarbeitIm Haus wären das Anreiseliste und Frühstückszahl, jeden Abend von selbst.
  10. Bescheinigungen erzeugt statt einzeln getipptIm Haus wären das Meldescheine und Rechnungen, vorbereitet statt getippt.

Die nächste Zeile bleibt frei. Für Ihr Haus.

Achter Teil · Zwei Tage

Wie zwei Werkstatt-Tage ablaufen.

Kein Seminarraum, kein Flipchart. Ihre Vorgänge, Ihre Leute, Ihr Haus.

Den Ablauf im Detail ansehen

Tag 1

09:00Ankommen. Kurze Runde: wer ist da, aus welcher Abteilung.
09:30Zeitfresser-Inventur. Jede Abteilung bringt echte Vorgänge mit: eine Tagungsanfrage, eine Anreiseliste, einen Dienstplan, eine OTA-Abrechnung.
11:00Priorisierung. Nach Häufigkeit mal Aufwand, nicht nach Begeisterung.
12:00Mittag aus der eigenen Küche.
13:00Bauen. In Teams, an den echten Vorgängen. Vier Stunden am Stück.
17:00Zwischenstand. Was läuft, was hakt, was fliegt raus.

Tag 2

09:00Weiterbauen. Fünf Stunden ohne Programmpunkt.
14:00Schluss mit Neuem. Ab jetzt wird fertig gemacht, nicht mehr angefangen.
16:00Vorstellung. Jedes Team zeigt, was läuft. Die Direktion ist dabei.
17:00Übergabe. Wer kümmert sich ab morgen worum.

Neunter Teil · Woran Sie uns festhalten können

Vier Sätze, die an jeder Tür hängen.

Wortgleich in jedem Angebot. Wie ein Türhänger: klar, sichtbar, nicht verhandelbar.

§ 1

Wir bauen nicht für Sie.

Ihre Leute bauen, wir sitzen daneben. Sonst geht das Können mit uns aus dem Haus, und Sie haben wieder einen Dienstleister statt einer Fähigkeit.

§ 2

Wir fassen Ihr PMS nicht an.

Kein Eingriff in Protel, Opera, Apaleo, Mews oder was bei Ihnen läuft. Keine Schnittstelle, keine Migration, kein Projekt mit Laufzeit. Wir arbeiten daneben, an dem, was heute per Hand passiert.

§ 3

Keine Gastdaten in fremde Werkzeuge.

Wir arbeiten an Vorgängen, nicht an Ihren Gästen. Was mit echten Daten laufen soll, klären wir vorher, schriftlich, und dann in Ihren eigenen Zugängen.

§ 4

Was entsteht, gehört Ihnen.

Zugänge, Ergebnisse, Dokumentation. Auch dann, wenn Sie danach nie wieder mit uns arbeiten.

Zehnter Teil · Wer wir sind

Zwei Menschen. Keine Agentur.

Eine, die die Hotellerie von innen kennt und einer, der die Wünsche eines Gastes kennt und Systeme baut. Beide im Erstgespräch, beide in der KI-Werkstatt. Mehr über uns.

Aus der Hotellerie

Magdalena Beilmann

Sieben Jahre in der Hotellerie: im Hotel Bareiss im Schwarzwald, auf dem Schiff und im Ausland. Heute baut sie Systeme, die ihr damals gefehlt haben.

Aus dem Systembau

Benjamin Wüstenhagen

Kennt Häuser von der Gastseite, in ungefähr so vielen, wie andere Leute Bücher lesen. Baut seit Jahren Software mit KI. Als Gründer weiß er, was eine Direktion hören will und was sie hören muss.

Elfter Teil · Fragen

Was Häuser uns fragen.

Unser Team ist nicht technisch.

Genau darum geht es. Gebaut wird mit Werkzeugen, die Sprache verstehen, nicht Code. Wer eine Mail schreiben kann, kann mitmachen. Die beste Teilnehmerin des Tages ist oft die Empfangsleiterin, die den Vorgang seit zehn Jahren macht.

Wir haben keine Zeit. Schon gar nicht in der Saison.

Deshalb planen wir die KI-Werkstatt, wann sie dem Haus passt, gern in zwei halben Tagen oder in der Nebensaison, sodass die Rezeption nie unbesetzt ist und keine Abteilung ausfällt.

Was ist mit Gastdaten?

Keine Gastdaten in fremde Werkzeuge. Wir arbeiten mit Beispielen. Was später mit echten Daten laufen soll, läuft in Ihren eigenen Zugängen, und wir halten vorher schriftlich fest, was wohin darf.

Welche Werkzeuge nutzen Sie?

Wir geben keine vor. Wir schauen, was im Haus schon da ist, das PMS, die Mail, das Office, und nehmen dazu, was für den Vorgang richtig ist. Im KI-Fahrplan steht für jeden Fall, welches Werkzeug es braucht und was es im Monat kostet.

Unser PMS kann das alles nicht.

Muss es auch nicht. Wir arbeiten neben dem System, an der Arbeit, die heute drum herum von Hand passiert. Genau da liegen die Stunden.

Was kostet das?

Steht auf der Preistafel unter den drei Wegen. KI-Fahrplan und KI-Werkstatt haben Festpreise, die KI-Werkstatt richtet sich nur nach der Zahl der Teilnehmenden. Wer den KI-Fahrplan hat, zahlt für die KI-Werkstatt weniger, weil die Vorbereitung dann schon gemacht ist. DEHOGA-Mitglieder bekommen zehn Prozent.

Wir haben nur 20 Zimmer.

Kleine Häuser haben dieselben Vorgänge wie große, nur weniger Leute dafür. Wir passen Umfang und Dauer an, statt Ihnen ein Format zu verkaufen, das für 120 Zimmer gebaut ist.

Wir haben zwölf Häuser.

Dann machen wir den KI-Fahrplan einmal über alle Häuser und die KI-Werkstatt nur in einem. Die Leute aus diesem Haus zeigen es danach den anderen Häusern, wir begleiten sie dabei. Sie zahlen eine KI-Werkstatt, nicht zwölf. Wie das abläuft, steht unter „Für Gruppen".

Alte Messing-Tischglocke

Zwölfter Teil · Erstgespräch

Eine halbe Stunde, dann wissen Sie, ob sich das lohnt.

Sie erzählen, wie es in Ihrem Haus läuft. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob der KI-Fahrplan oder gleich eine KI-Werkstatt passt. Wenn nichts davon passt, sagen wir das auch.

Wer da ist
Magdalena Beilmann und Benjamin Wüstenhagen
Was Sie mitbringen
nichts
Was danach kommt
eine Mail mit dem, was wir verstanden haben, und einer Empfehlung
Wenn Sie nicht antworten
fassen wir einmal nach und dann nicht mehr
Kurz anfragen

Oder schreiben Sie uns.

Wir antworten innerhalb von zwei Werktagen.

Bitte keine Gast- oder Mitarbeiterdaten eintragen. Hinweise zur Verarbeitung stehen in der Datenschutzerklärung.