Tagungsanfrage beantworten
Aus der Mail mit Raum, Verpflegung und Zimmern wird ein Angebotsentwurf aus den Bausteinen des Hauses. Die Bankettleitung liest, ändert zwei Zeilen, schickt. Vorher eine Stunde, jetzt neun Minuten.
Sechs Beispiele
Wo KI im Hotel heute Zeit spart
Anreiseliste mit Sonderwünschen
Die Liste für morgen entsteht abends von selbst, mit Allergien, Zimmerwünschen und Frühaufstehern, und geht an Küche und Housekeeping.
Bewertungen beantworten
Der Antwortentwurf liegt im Ton des Hauses bereit. Die Direktion liest, ändert ein Wort, schickt. Kein Abend mehr für vier Bewertungen.
Schichtübergabe
Aus Notizen, offenen Anliegen und Störungen wird ein Übergabeblatt mit „sofort", „heute" und „zur Information", fertig bevor der Spätdienst beginnt.
OTA-Abrechnungen prüfen
Die Kommissionsabrechnung wird gegen die eigene Belegung gelegt, Abweichungen sind markiert. Niemand sitzt am Monatsende mehr nachts daran.
Meldescheine vorbereiten
Aus der Reservierung wird der Meldeschein vorbereitet, der Gast prüft und unterschreibt. Der Check-in dauert, solange das Gespräch dauert.
Eine erste Rangfolge
Womit Ihr Haus anfängt.
Elf Abläufe, die in fast jedem Haus vorkommen, je mit einem bis fünf Punkten für Nutzen, Datenlage, Umkehrbarkeit, einfachen Start und geringes Risiko. Die Punkte sind unsere Einschätzung aus der Praxis. Im KI-Fahrplan prüfen wir sie an den Abläufen Ihres Hauses und sortieren neu, wo Ihr Team es besser weiß.
| Ablauf | Nutzen | Daten | Umkehrbar | Start | Risiko gering | Summe | Einordnung |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Schichtübergabe zusammenfassen | 5 | 4 | 5 | 5 | 5 | 24 | Sehr guter Einstieg |
| Anreise- und Abreisebriefing erstellen | 5 | 5 | 5 | 4 | 4 | 23 | Sehr guter Einstieg |
| SOPs und Checklisten prüfen | 3 | 5 | 5 | 5 | 5 | 23 | Sehr guter Einstieg |
| Anfragen ordnen und Antwort entwerfen | 5 | 4 | 5 | 4 | 4 | 22 | Sehr guter Einstieg |
| Reservierungen mit Kanälen abgleichen | 4 | 5 | 5 | 3 | 5 | 22 | Guter Einstieg, sobald Exporte da sind |
| Housekeeping-Tagesplan vorschlagen | 5 | 5 | 4 | 4 | 4 | 22 | Guter Einstieg, Freigabe bleibt bei Ihnen |
| Mängelmeldungen ordnen | 4 | 4 | 5 | 4 | 4 | 21 | Guter Einstieg |
| Eingangsrechnungen vorprüfen | 4 | 5 | 5 | 3 | 4 | 21 | Guter Einstieg als Vorprüfung |
| Zimmerpreise autonom verändern | 5 | 5 | 2 | 3 | 1 | 16 | Zweiter Schritt |
| Zimmer automatisch freigeben | 5 | 4 | 2 | 3 | 1 | 15 | Zweiter Schritt |
| Dienstplan oder Bewerberauswahl entscheiden | 5 | 4 | 2 | 3 | 1 | 15 | Zweiter Schritt |
Die drei Abläufe im zweiten Schritt sind nicht schwieriger zu bauen. Sie greifen in Preis, Verfügbarkeit oder Personal ein, deshalb kommen sie, wenn die ersten laufen und das Haus ihnen vertraut.
Vier Arbeitsbereiche
So sieht ein fertiger Ablauf aus.
Rezeption
- Eingang
- Übergabenotizen, offene Gästeanliegen, Zimmerwechsel, Störungen und besondere Anreisen.
- Ergebnis
- Ein Übergabeblatt mit „sofort“, „heute“ und „zur Information“.
- Wer entscheidet
- Die abgebende Schicht liest gegen und ergänzt, die neue Schicht übernimmt. Das Blatt liegt fertig, bevor der Dienst beginnt.
Reservierung
- Eingang
- Freitext zu Termin, Personenzahl, Zimmerwunsch, Verpflegung und Rechnungsadresse.
- Ergebnis
- Ein strukturierter Fall, offene Rückfragen und ein Antwortentwurf.
- Wer entscheidet
- Die Reservierung liest, ändert zwei Zeilen und schickt. Verfügbarkeit und Preis kommen aus dem Hotelsystem.
Housekeeping
- Eingang
- Anreisen, Abreisen, Bleiber, Reinigungsumfang, Sonderwünsche und verfügbare Mitarbeitende.
- Ergebnis
- Ein Vorschlag für Zimmerlisten, Reihenfolge und erkennbare Belastungsspitzen.
- Wer entscheidet
- Die Housekeeping-Leitung weist zu, wie bisher. Sie spart die Stunde, in der sie den Plan sonst von Hand zusammenstellt.
Verwaltung
- Eingang
- Rechnung, Bestellung, Lieferant und Kostenstelle oder Tagesabschlussdaten.
- Ergebnis
- Ein Prüfvorschlag mit fehlenden Angaben, Abweichungen und Quellenverweisen.
- Wer entscheidet
- Die Buchhaltung gibt frei, wie bisher. Die Vorprüfung, die sonst am Monatsende einen Abend kostet, ist schon erledigt.
Die Auswahlregel
Womit Sie anfangen, was danach kommt.
Guter erster Ablauf
- kommt jeden Tag oder jede Woche vor
- hat einen klaren Anfang und ein klares Ergebnis
- die Unterlagen dafür liegen im Haus schon vor
- die Person, die ihn heute macht, kann das Ergebnis prüfen
- läuft am Ende der KI-Werkstatt
Zweiter Schritt
- schreibt Gästen ohne Gegenlesen
- ändert Preise oder Verfügbarkeit selbst
- gibt Zimmer ohne Kontrolle frei
- entscheidet über Zahlungen oder Personal
Das geht heute alles. Es kommt, wenn die ersten Abläufe laufen und das Haus weiß, wie sich KI im Alltag verhält.
Häufige Fragen
Was Hotels vor dem Start wissen wollen
- Braucht mein Hotel zuerst ein neues Hotelsystem (PMS)?
- Nein. Wir arbeiten mit dem, was im Haus ist: dem PMS, das es gibt, seinen Exporten, Mail und Office. Wir verkaufen keine Software.
- Welche Daten müssen wir vorbereiten?
- Ein paar echte Fälle, die Arbeitsanweisung dazu und die Person, die den Ablauf heute macht. Mehr nicht. Zugänge klären wir, wenn der Ablauf ausgewählt ist.
- Was läuft am Ende der zwei Tage?
- Die Abläufe, die Ihre Teams gebaut haben, an echten Fällen getestet, mit Zugängen und Dokumentation. Eine Anbindung ans PMS, die ins System schreibt, planen wir im KI-Fahrplan als eigenen Schritt.
- Antwortet KI Gästen direkt?
- Sie kann es. Für den Einstieg lassen wir sie den Entwurf schreiben, und Ihre Leute lesen gegen, weil Preis, Kulanz und Zusagen Ihr Haus binden. Der Entwurf spart trotzdem die Stunde.
- Was kommt im zweiten Schritt?
- Alles, was in Preis, Verfügbarkeit, Zahlungen oder Personal eingreift. Nicht weil es nicht geht, sondern weil das Haus erst Vertrauen in die ersten Abläufe aufbaut.
- Was ist der Unterschied zwischen KI-Fahrplan und KI-Werkstatt?
- Der KI-Fahrplan ist die Landkarte: alle Abläufe des Hauses, sortiert nach Aufwand und Nutzen, mit Werkzeugen und Reihenfolge. In der KI-Werkstatt bauen Ihre Leute die vordersten davon selbst, wir unterstützen.
Stand 6. September 2026
Grundlage dieser Einordnung
Die Abläufe stammen aus den Ausbildungsordnungen der Hotelberufe, den dokumentierten Abläufen gängiger Hotelsysteme und den Leitlinien für den Einsatz von KI. Die Punkte sind unsere Einschätzung, geprüft wird sie an Ihrem Haus.
- Ausbildungsordnung für die Hotelberufe: Rezeption, Reservierung, Housekeeping, Bezahlprozesse und Büroabläufe.
- Bundesinstitut für Berufsbildung: Hotelberufe: betriebliche Prozessfelder und Aufgaben.
- Oracle Hospitality-Dokumentation: Reservierung, Front Desk und Housekeeping als getrennte, zusammenwirkende Abläufe.
- NIST AI Risk Management Framework: Kontext, Prüfung, Aufsicht und dokumentierte Risiken.
- Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik: Nutzungsregeln, Tests und Umgang mit sensiblen Daten.
Welcher Ablauf kostet Ihr Team jede Woche Zeit?
Im Erstgespräch prüfen wir, ob der KI-Readiness-Check, der KI-Fahrplan oder gleich eine KI-Werkstatt passt. Wie die zwei Werkstatt-Tage ablaufen, steht unter KI-Werkstatt für Hotels.
Erstgespräch anfragen